Despacho n.º 10918/2025 – Diário da República n.º 178/2025, Série II de 2025-09-16
Saúde – Gabinete do Secretário de Estado da Gestão da Saúde
Cria o grupo de trabalho para definição de prazos de conservação de dados relativos à saúde em arquivo nos sistemas de informação utilizados no âmbito dos cuidados de saúde primários e cuidados hospitalares.
«Despacho n.º 10918/2025
A SPMS – Serviços Partilhados do Ministério da Saúde (SPMS, E. P. E.) tem por atribuição, entre outras, a prestação de serviços partilhados específicos da área da saúde em matéria de sistemas e tecnologias de informação e comunicação aos estabelecimentos e serviços do Serviço Nacional de Saúde (SNS), independentemente da sua natureza jurídica, bem como aos órgãos e serviços do Ministério da Saúde e a quaisquer outras entidades, quando executem atividades específicas da área da saúde, em concordância com o disposto no Decreto-Lei n.º 19/2010, de 22 de março, na sua versão atual.
Face às suas atribuições, a SPMS, E. P. E., procedeu ao acompanhamento e gestão do processo de centralização e evolução dos Sistemas de Informação dos Cuidados de Saúde Primários e Hospitalares, designadamente o Sclínico CSP, SINUS, MARTA, SONHO e SClínico Hospitalar, contribuindo para a promoção de melhorias tecnológicas e gráficas e, consequentemente, trazendo inovações no que concerne aos atos administrativos, gerando benefícios para todos os profissionais de saúde, tendo sido evidenciado um conjunto de questões relativas a prazos de conservação.
O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e a Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, estabelece os princípios de limitação e minimização do período de conservação de dados, sem, contudo, especificar prazos concretos, cabendo ao responsável pelo tratamento de dados a definição destes critérios alinhados com os princípios do RGPD.
A Lei n.º 12/2005, de 26 de janeiro, que define o conceito de informação de saúde e de informação genética, a circulação de informação e a intervenção sobre o genoma humano no sistema de saúde, bem como as regras para a colheita e conservação de produtos biológicos para efeitos de testes genéticos ou de investigação, não determina prazos específicos para a conservação de registos clínicos.
A Portaria n.º 247/2000, de 8 de maio, com as alterações da Portaria n.º 157/2014, de 19 de agosto, que aprova o regulamento arquivístico para hospitais e demais serviços do Ministério da Saúde, prevendo diretrizes para a avaliação, seleção, transferência, incorporação em arquivo definitivo, substituição do suporte e eliminação da documentação, permitindo que centros de saúde e demais serviços do Ministério da Saúde utilizem este regulamento como enquadramento jurídico para a gestão documental.
Entende-se, desta forma, a criação de um grupo de trabalho com o objetivo de analisar e propor requisitos para a definição dos prazos de conservação de dados relativos à saúde em arquivo nos sistemas de informação, uniformes, geridos pela SPMS, E. P. E., e utilizados no âmbito dos cuidados de saúde primários e hospitalares para registo de processo clínico e atos administrativos, garantindo a conformidade com o quadro normativo aplicável e a harmonização entre as entidades responsáveis pelo tratamento de dados.
Assim, ao abrigo do disposto no n.º 2 do artigo 8.º, no n.º 1 do artigo 10.º e no artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 87-A/2025, de 25 de julho, e no âmbito das competências delegadas pelo Despacho n.º 9578/2025, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 154, suplemento, de 12 de agosto de 2025, determino o seguinte:
1 – É criado um grupo de trabalho com a missão de definir os prazos de conservação de dados, relativos à saúde, constantes dos sistemas de informação geridos pela SPMS, E. P. E., e utilizados nos cuidados de saúde primários e hospitalares para registo de processo clínico e atos administrativos.
2 – O grupo de trabalho será composto por:
a) Um representante da Secretaria-Geral do Ministério da Saúde;
b) Um representante da SPMS – Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E.;
c) Um representante da Direção Executiva do Serviço Nacional de Saúde;
d) Um representante da Administração Central do Sistema de Saúde, I. P.;
e) Um representante da Direção-Geral da Saúde;
f) Um representante de cada uma das Unidades Locais de Saúde, E. P. E.;
g) Um representante de cada um dos Institutos de Oncologia, E. P. E.
3 – As entidades identificadas devem indicar, no prazo de cinco dias após publicação do presente despacho, o representante a integrar o grupo de trabalho.
4 – O grupo de trabalho terá as seguintes competências:
a) Proceder ao levantamento dos requisitos relevantes para determinação de prazo de conservação uniforme identificando os elementos normativos e operacionais aplicáveis à conservação de dados;
b) Analisar as melhores práticas e enquadramento legal para a definição de prazos de conservação;
c) Elaborar uma proposta fundamentada de prazos de conservação aplicáveis aos diferentes tipos de dados armazenados no sistema;
d) Apresentar um relatório final que contemple o resultado das tarefas supra identificadas.
5 – A coordenação do grupo de trabalho é efetuada pela Secretaria-Geral do Ministério da Saúde, a quem compete prestar o apoio administrativo e logístico ao funcionamento do grupo de trabalho.
6 – O grupo de trabalho deve consultar a Comissão Nacional de Proteção de Dados, autoridade de controlo nacional para efeitos do RGPD, sobre medidas legislativas e regulamentares relativas à conservação de dados relativos à saúde.
7 – Aos membros do grupo de trabalho referidos no n.º 3 do presente despacho não é devido o pagamento de qualquer remuneração ou abono pelo trabalho desenvolvido, sem prejuízo de eventuais encargos relativos a despesas de deslocação e ajudas de custo, nos termos da legislação em vigor, serem suportados pelos respetivos serviços de origem.
8 – O mandato do grupo de trabalho tem a duração de 12 meses, a contar da entrada em vigor do presente despacho, sem prejuízo da possibilidade da sua prorrogação, até ao prazo máximo de 6 meses.
9 – O grupo de trabalho deve apresentar-me:
a) No prazo máximo de 6 meses a contar da entrada em vigor do presente despacho, um relatório, com proposta de resposta às alíneas a) a c) do n.º 4 do presente despacho;
b) No prazo máximo de 12 meses, o relatório final referido na alínea d) do n.º 4 do presente despacho.
10 – O presente despacho produz efeitos no dia seguinte ao da sua publicação.
10 de setembro de 2025. – O Secretário de Estado da Gestão da Saúde, Francisco Nuno Rocha Gonçalves.»
