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Regulamento de Estruturas e Meios do Escritório do Agente de Execução – Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução

«Regulamento n.º 27/2017

Regulamento de Estruturas e Meios de Agente de Execução

Exposição de Motivos

Nos termos do Estatuto da Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução (EOSAE), o agente de execução está sujeito a regras próprias de independência, incompatibilidades e impedimentos, de sigilo e de conservação de documentos.

Incumbe à Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução (OSAE) aprovar os requisitos para a inscrição e as regras próprias a que ficam sujeitos os associados integrados em colégios da especialidade. Incumbe à assembleia geral aprovar o regulamento das estruturas e meios informáticos mínimos do agente de execução. De acordo com o artigo 108.º do EOSAE, o agente de execução só pode iniciar funções após dispor das estruturas e meios informáticos mínimos, definidos por regulamento aprovado pela assembleia geral.

As alterações estatutárias, de entre as quais se destacam: a incompatibilidade com o mandato judicial, a nomeação das sociedades como agentes de execução e a consagração da figura do agente de execução contratado, implicam o estabelecimento de novas regras.

A Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução tem competência para elaborar e aprovar os regulamentos internos de natureza associativa e profissional.

Impõe-se assim a revisão do Regulamento das Estruturas e Meios do Escritório do Agente de Execução existente.

A competência da assembleia geral para aprovação de regulamentos da Ordem prevista no n.º 3 do artigo 22.º do Estatuto da Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução (EOSAE) foi delegada, relativamente ao presente regulamento, na assembleia de representantes do colégio dos agentes de execução, pela deliberação n.º 1884/2016 alínea a), publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 240 de 16 de dezembro da assembleia geral do dia 21 de outubro de 2016, conforme previsto na alínea d) do n.º 3 daquele artigo, bem como na alínea b) artigo 42.º do EOSAE.

Foi promovida a audição pública nos termos do n.º 2 do artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo.

Foi promovida a audição do Conselho Superior, do Conselho Fiscal, do Conselho Profissional do Colégio dos Agentes de Execução e da Comissão para o Acompanhamento dos Auxiliares da Justiça ao abrigo das alíneas b) e c) do n.º 3 do artigo 22.º do EOSAE.

Nos termos da alínea e) do n.º 2 do artigo 3.º e da alínea a) do n.º 1 do artigo 108.º do EOSAE, é aprovado o Regulamento de Estruturas e Meios do Escritório do Agente de Execução, o qual se rege pelas seguintes disposições:

Artigo 1.º

Inscrição

1 – Para além das restantes obrigações estatutárias, o início de funções por parte do agente de execução implica a verificação prévia da existência das estruturas e meios informáticos do seu escritório, previstos no presente regulamento e no Estatuto da Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução (EOSAE).

2 – A verificação é igualmente necessária aquando do requerimento de mudança de escritório ou da abertura de escritório secundário.

3 – A verificação prévia prevista no n.º 1 implica a elaboração de um relatório, emitido de acordo com modelo constante de anexo I ao presente regulamento, do qual faz parte integrante.

Artigo 2.º

Escritório de agente de execução

1 – O escritório do agente de execução deve assegurar a sua autonomia, tendo obrigatoriamente acesso próprio à via pública ou a uma parte comum do prédio e deste para a via pública, com atendimento e receção devidamente identificados.

2 – Considera-se assegurada a autonomia quando:

a) Seja evidente ao cidadão que naquele local não é desenvolvida outra qualquer atividade, sem prejuízo do disposto no n.º 4;

b) Seja garantido o atendimento com privacidade.

3 – O acesso ao arquivo, às bases de dados, ao sistema informático, às comunicações telefónicas e telefax e aos demais equipamentos eletrónicos que contenham arquivo sob a forma informática é da exclusiva responsabilidade do agente de execução, com as garantias de confidencialidade decorrentes do exercício da profissão e da especialidade, não podendo, de qualquer forma, ser partilhado com terceiros alheios ao exercício da atividade de agente de execução.

4 – Quando, no mesmo espaço, seja desenvolvida atividade de advocacia ou de solicitadoria, deve constar, em local bem visível e com acesso ao público, um aviso emitido através de documento disponibilizado pelo sistema informático de suporte à atividade do agente de execução (SISAAE), com o nome de todos os que ali desenvolvem essas atividades, com a indicação da qualidade de solicitador ou de advogado, conforme o previsto no anexo I.

5 – Quando o mesmo escritório seja partilhado por vários agentes de execução não constituídos em sociedade, os nomes de todos devem estar publicados em local visível ao público.

6 – Quando o espaço pertença a uma sociedade profissional que tenha como objeto a prática de atos de agentes de execução, os nomes de todos os sócios, associados e agentes de execução contratados devem estar publicados em local visível ao público, com indicação das respetivas qualidades.

Artigo 3.º

Horário de atendimento presencial e telefónico

1 – O agente de execução deve assegurar o atendimento presencial e telefónico por si ou por empregado forense de agente de execução registado na OSAE, durante o horário de abertura ao público dos Tribunais.

2 – Caso o agente de execução pretenda cumprir horário diferente do referido no número anterior, tem de assegurar o atendimento presencial e telefónico, no mínimo, durante duas horas em cada dia útil, entre as 07.00 horas e as 21.00 horas.

3 – O horário de atendimento referidos nos números anteriores deve estar publicitado:

a) Em local visível ao público sempre que o escritório esteja encerrado;

b) Nas comunicações emitidas pelo agente de execução;

c) Através de mensagem automática no telefone do escritório a informar o respetivo horário.

4 – A alteração do regime horário só pode ser efetuada no início de cada trimestre e será divulgada na página da OSAE.

Artigo 4.º

Meios informáticos e de comunicação do agente de execução

1 – O agente de execução tem de garantir a existência, no mínimo, dos seguintes meios técnicos e informáticos, em condições de plena funcionalidade:

a) Computador;

b) Telefone e acesso à Internet;

c) Equipamento de receção e envio de telefax, podendo este ser substituído por e-fax;

d) Impressora;

e) Fotocopiadora;

f) Equipamento de digitalização.

2 – O conselho geral pode determinar as especificações técnicas, nomeadamente de hardware, do sistema operativo e de softwares necessários e das configurações mínimas dos equipamentos, fixando o prazo em que estas sejam aplicadas, o qual não poderá ser inferior a 60 dias, sendo estes requisitos publicados no SISAAE.

Artigo 5.º

Telefone e telefax

1 – O agente de execução é obrigado a ter um número de telefone e fax, podendo aquele ser partilhado por vários escritórios desde que seja assegurada a possibilidade de transferência de chamadas entre os mesmos.

2 – Quando haja partilha de escritório entre dois ou mais agentes e execução que não estejam constituídos em sociedade, o número de telefone pode ser partilhado entre agentes de execução.

3 – Os contactos telefónicos e de telefax são obrigatoriamente configurados pelo agente de execução no SISAAE, de acordo com as instruções ali constantes.

Artigo 6.º

Disposições finais

1 – O agente de execução que não assegure o estabelecido no presente regulamento não pode inscrever-se na especialidade de agente de execução.

2 – O conselho profissional do colégio dos agentes de execução (CPCAE) pode, a todo o tempo, solicitar esclarecimentos complementares relativamente ao cumprimento do presente regulamento, bem como determinar que se proceda a verificações específicas quanto ao seu cumprimento.

3 – O agente de execução que deixe de preencher os requisitos determinados no presente regulamento deve requerer a suspensão ou o cancelamento de inscrição no colégio dos agentes de execução.

4 – Quando haja indícios de que não estão a ser cumpridos os requisitos, os órgãos competentes determinam a fiscalização ao escritório, por forma a apurar se o agente de execução cumpre as normas estabelecidas no regulamento.

5 – Verificando-se o incumprimento, o órgão competente, além do procedimento disciplinar, pode aplicar as medidas cautelares previstas no EOSAE

Artigo 7.º

Disposições transitórias

1 – Os agentes de execução já inscritos têm o prazo de 90 dias para adequarem as estruturas e meios previstos no presente regulamento.

2 – A OSAE deve promover a verificação oficiosa de todos os escritórios no prazo de um ano.

Artigo 8.º

Revogação

É revogado o Regulamento das Estruturas e Meios Informáticos do Escritório do Agente de Execução, aprovado pelo Regulamento n.º 292/2011, de 11 de maio.

Artigo 9.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no primeiro dia do mês seguinte ao da sua publicação.

ANEXO I

(a que se refere o n.º 3 do artigo 1.º e o n.º 4 do artigo 2.º do presente regulamento)

(ver documento original)

Aprovado em Assembleia de Representantes do Colégio Profissional de Agentes de Execução de 22 de dezembro de 2016.

27 de dezembro de 2016. – A Presidente da Mesa da Assembleia de Representantes do Colégio Profissional de Agentes de Execução, Alexandra Cidades.»