Projeto de Regulamento do Sistema de Informação da Ordem dos Advogados

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Ordem dos Advogados

«Aviso n.º 17983/2019

Sumário: Torna público, para efeitos de consulta pública, o Projeto de Regulamento do Sistema de Informação da Ordem dos Advogados.

O Conselho Geral da Ordem dos Advogados, reunido em sessão plenária de 27 de setembro de 2019, ao abrigo do disposto nas alíneas h) e cc), do n.º 1 do artigo 46.º do Estatuto da Ordem dos Advogados, aprovado pela Lei n.º 145/2015, de 9 de setembro, deliberou aprovar o projeto de Regulamento do Sistema de Informação da Ordem dos Advogados, abreviadamente identificado como SinOA, que, em cumprimento do n.º 2, do artigo 17.º da Lei n.º 2/2013, de 10 de janeiro e nos termos conjugados da alínea c), do n.º 3, do artigo 100.º e do n.º 1, do artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo, ora vem submeter a consulta pública.

Assim, torna-se público o referido projeto de “Regulamento do Sistema de Informação da Ordem dos Advogados”, o qual, se encontra igualmente patente no portal da Ordem dos Advogados, em https://portal.oa.pt.

No âmbito do processo de consulta pública, as sugestões devem ser comunicadas, no prazo de 30 dias a contar da presente publicação, por correio eletrónico para o endereço consulta.publica@cg.oa.pt, remetidas sob correio registado ou entregues pessoalmente na sede da Ordem dos Advogado.

24 de outubro de 2019. – O Bastonário, Guilherme Figueiredo.

ANEXO

Projeto de Regulamento do Sistema de Informação da Ordem dos Advogados

Artigo 1.º

Objeto

O Sistema de Informação da Ordem dos Advogados, abreviadamente identificado como SinOA, é uma ferramenta informática desenvolvida para o tratamento e gestão de informação relativa aos Advogados e Advogados Estagiários, sendo tal tratamento necessário à prossecução das atribuições legalmente cometidas à Ordem dos Advogados.

Artigo 2.º

Responsabilidade pelo desenvolvimento técnico e pela gestão do SinOA

1 – A responsabilidade pelo desenvolvimento técnico do SinOA, incluindo a sua atualização enquanto ferramenta informática, é cometida pelo Conselho Geral da Ordem dos Advogados a uma ou mais empresas dotadas de capacidade técnica adequada.

2 – A responsabilidade pela gestão do SinOA compete ao Conselho Geral da Ordem dos Advogados, sendo executada pelo respetivo Departamento Informático, podendo o Conselho Geral da Ordem dos Advogados deliberar a contratualização da concretização das tarefas de gestão, no todo ou em parte, a um prestador de serviços externo.

Artigo 3.º

Inserção e consulta de dados no SinOA

1 – A inserção e atualização de dados no SinOA é feita pelo Conselho Geral e pelos Conselhos Regionais de acordo com o disposto no artigo 6.º

2 – Para efeitos de concretização do regime jurídico do Acesso ao Direito, e nos termos da Portaria n.º 10/2008, de 3 de janeiro, também os Advogados, os Advogados Estagiários, os funcionários forenses credenciados, os tribunais, as secretarias, os julgados de paz, os gabinetes de resolução alternativa de litígios, os serviços do Ministério Público, os órgãos de polícia criminal, os serviços de segurança social, os funcionários e agentes das Delegações da Ordem dos Advogados e do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça do Ministério da Justiça podem aceder ao SinOA.

Artigo 4.º

Privacidade, dever de sigilo e segurança dos dados

1 – O tratamento de dados previsto no artigo 1.º obriga ao dever de sigilo em relação aos dados pessoais dos Advogados e dos Advogados Estagiários e dos beneficiários do regime jurídico do Acesso ao Direito por parte de quem o leve a cabo, nomeadamente dos membros do Conselho Superior, do Conselho Geral, do Conselho Fiscal, dos Conselhos Regionais, das Delegações, dos Conselhos de Deontologia, dos funcionários dos respetivos serviços administrativos, dos funcionários e agentes identificados no n.º 2 do artigo 3.º e dos colaboradores de empresas ou outros prestadores de serviços que venham a ser contratados para o tratamento de dados do SinOA.

2 – Os colaboradores de empresas e outros prestadores de serviços encarregues do tratamento de dados do SinOA ficam obrigados à celebração de um acordo de confidencialidade que identifique o objeto do dever de sigilo e as consequências da sua violação.

3 – O Conselho Geral zelará pelas adequadas condições de segurança física e informática das instalações e equipamentos necessários ao funcionamento do SinOA, evitando falhas de segurança que possam comprometer a integridade e reserva dos dados que constam do SinOA.

Artigo 5.º

Condições de segurança dos dados

1 – Os equipamentos informáticos onde reside a informação que consta do SinOA encontram-se em Data Center com certificação ISO 27001 existindo um rigoroso controlo de acesso aos equipamentos, garantido por via contratual.

2 – A integridade da informação referida no número anterior é assegurada através das seguintes formas:

a) Réplica da informação para sistema funcional residente nas instalações do Conselho Geral da Ordem dos Advogados;

b) Cópia da informação, a cada 4 horas, para sistema externo mas na mesma localização referida no n.º 1;

c) Cópia diária da informação para um sistema externo numa terceira localização.

3 – A prevenção de acessos informáticos não autorizados é garantida por uma firewall (NGFW: Next Generation Firewall) com atualizações de segurança diárias.

Artigo 6.º

Dados a incluir no SinOA

1 – Do SinOA constam os seguintes elementos relativos à atividade dos Advogados e dos Advogados Estagiários:

a) Dados profissionais, incluindo o nome profissional, o eventual estatuto de Advogado Especialista e a eventual condição de Patrono, número e data de validade da Cédula Profissional, data de inscrição no Conselho Regional respetivo, morada profissional, números de telefone e de fax de contacto profissional, endereço de e-mail atribuído pelo Conselho Geral, moradas alternativas e mudanças de morada;

b) Dados pessoais, incluindo nome completo e moradas pessoais e, mediante autorização por parte do titular dos dados, um outro endereço de e-mail e um outro contacto telefónico diferentes dos referidos na alínea anterior;

c) Registo do pagamento de quotas à Ordem dos Advogados;

d) Cargos, especialidades, participação em órgãos da Ordem dos Advogados;

e) Presença em sociedades de advogados;

f) Documentos entregues à Ordem dos Advogados;

g) Os procedimentos relativos ao levantamento do sigilo profissional;

h) Os procedimentos de natureza disciplinar;

i) Registo disciplinar contendo penas transitadas em julgado;

j) Os dados relativos aos procedimentos de inscrição junto da Ordem dos Advogados;

k) Os dados relativos ao estágio profissional, incluindo o resultado dos procedimentos de avaliação;

l) Campo relativo a “observações”, quando esteja preenchido, com os conteúdos existentes à data de aprovação do presente regulamento e que não será objeto de novas inserções de dados.

2 – A inscrição no sistema de Acesso ao Direito, nos termos do artigo 2.º do Regulamento n.º 330-A/2008, de 24 de junho determina, para os Advogados, a recolha dos seguintes dados complementares que serão inseridos no SinOA:

a) Data de validade da Cédula Profissional;

b) Telemóvel;

c) Área(s) preferencial(ais) de intervenção;

d) Indicação da modalidade de participação no sistema, nos termos do disposto no n.º 1, do artigo 18.º da Portaria n.º 10/2008, de 3 de janeiro;

e) Número de identificação fiscal;

f) Número de identificação bancária;

g) Enquadramento fiscal em sede de IVA e IRS;

h) Intervenções realizadas e verbas recebidas.

3 – A inscrição no sistema de Acesso ao Direito, nos termos do artigo 2.º do Regulamento n.º 330-A/2008, de 24 de junho determina, para os Advogados Estagiários, a recolha dos seguintes dados complementares que serão inseridos no SinOA:

a) Indicação do Patrono;

b) Data de validade da Cédula Profissional de Advogado Estagiário;

c) Telemóvel;

d) Número de identificação fiscal;

e) Número de identificação bancária;

f) Enquadramento fiscal em sede de IVA e IRS.

4 – O Conselho Geral disponibilizará, na página na INTERNET da Ordem dos Advogados, o acesso do público em geral a uma ferramenta informática de busca de Advogados e de Advogados Estagiários que disponibilizará os seguintes dados:

a) Dados profissionais, incluindo o nome profissional, número de Cédula Profissional, data de inscrição no Conselho Regional respetivo, morada profissional, números de telefone e de fax de contacto profissional e endereço de e-mail atribuído pelo Conselho Geral;

b) Mediante autorização por parte do titular dos dados, um outro endereço de e-mail e um outro contacto telefónico diferentes dos referidos na alínea anterior.

5 – Do SinOA constam também os dados pessoais dos beneficiários do regime jurídico do Acesso ao Direito necessários ao exercício dos direitos previstos na Lei n.º 34/2004, de 29 de julho, que altera o regime de acesso ao Direito e aos Tribunais, regulamentada pela Portaria n.º 10/2008, de 3 de janeiro.

Artigo 7.º

Condições de acesso ao SinOA

O acesso ao SinOA é limitado aos atos necessários para a prossecução das atribuições legalmente cometidas à Ordem dos Advogados, de acordo com as competências dos respetivos órgãos e será levado a cabo pelos sujeitos referidos no n.º 1, do artigo 4.º, para os quais estão criados perfis de acesso que permitam a identificação do utilizador do SinOA.

Artigo 8.º

Registo de acessos ao SinOA

Todo e qualquer acesso ao SinOA gera um registo eletrónico da entidade que acedeu, da data, hora e duração do acesso bem como dos conteúdos que foram modificados ou acrescentados, sendo guardada uma cópia eletrónica da versão anterior às alterações.

Artigo 9.º

Direitos dos titulares dos dados inseridos no SinOA

Independentemente da invocação de quaisquer outros direitos resultantes da Constituição e de outras fontes normativas, incluindo os que constam do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais (Regulamento Geral de Proteção de Dados), os Advogados, Advogados Estagiários e beneficiários do regime jurídico do Acesso ao Direito gozam dos seguintes direitos no que respeita aos dados inseridos no SinOA:

a) Direito de acesso, que inclui a prestação de informação sobre os dados pessoais a respeito do titular dos dados e sobre o respetivo tratamento;

b) Direito de retificação, correção, atualização ou inclusão de informação que possa estar em falta relativa ao titular dos dados;

c) Direito ao apagamento dos dados, sempre que a situação a que se referem já não subsista, em particular no que respeita ao cancelamento da inscrição no sistema de Acesso ao Direito e no que respeita aos dados suplementares referidos nos n.os 2 e 3 do artigo 6.º, decorridos dois anos após o referido cancelamento;

d) Direito à limitação do tratamento, incluindo a suspensão ou cessação do tratamento de dados, sempre que se revele que o tratamento ultrapassou os limites estabelecidos no artigo 1.º;

e) Direito à portabilidade, com disponibilização dos dados pessoais facultados pelo Advogado ou pelo Advogado Estagiário, em formato estruturado de uso corrente e de leitura automática, de modo a que possam ser transmitidos a uma Ordem Profissional de um outro Estado para a qual desloquem a sua atividade profissional;

f) Direito de oposição ao tratamento de dados e que inclui a revogação de consentimento para tratamento de dados efetuado pelo Advogado ou o pelo Advogado Estagiário em relação aos dados cujo tratamento pela Ordem dos Advogados é facultativo.

Artigo 10.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.»