Regulamento de Utilização e Cedência de Espaços do Instituto Politécnico de Leiria

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«Regulamento n.º 297/2018

Regulamento de Utilização e Cedência de Espaços do Instituto Politécnico de Leiria

Preâmbulo

Considerando:

a) A necessidade de assegurar a correta e eficiente gestão e utilização dos espaços do Instituto Politécnico de Leiria (IPLeiria);

b) O potencial de utilização dos espaços do IPLeiria para a realização, nomeadamente, de atividades letivas, pedagógicas, de investigação, culturais, desportivas e de prestação de serviços à comunidade;

c) O princípio da onerosidade, segundo o qual a ocupação dos bens imóveis do Estado está sujeita a contrapartida, nos termos dos artigos 4.º e 54.º do Decreto-Lei n.º 280/2007, de 7 de agosto, na sua redação atual;

d) As regras relativas a utilização de curta duração previstas nos artigos 6.º das Lei n.º 42/2016, de 28 de dezembro e Lei n.º 114/2017, de 29 de dezembro e no artigo 106.º do Decreto-Lei n.º 25/2017, de 3 de março;

e) A competência do Conselho de Gestão do IPLeiria na gestão patrimonial da instituição, nos termos do n.º 1 do artigo 51.º dos Estatutos do IPLeiria e artigo 95.º do Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior (RJIES), bem como a delegação de competências nos dirigentes das unidades orgânicas e funcionais, para a autorização da cedência temporária de espaços a entidades terceiras;

Após discussão pública e pronúncia das unidades orgânicas e funcionais e do Conselho de Gestão, de acordo com a alínea a) do n.º 2 e o n.º 3 do artigo 110.º do RJIES, a alínea a) do n.º 2 e o n.º 3 do artigo 121.º dos Estatutos do IPLeiria e o artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo;

Aprovo, em regime de suplência nos termos do artigo 42.º do Código do Procedimento Administrativo e do Despacho n.º 5010/2014, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 69 de 08.04.2014, o Regulamento de Utilização e Cedência de Espaços do IPLeiria, nos termos da alínea o) do n.º 1 do artigo 92.º do RJIES e da alínea n) do n.º 1 do artigo 44.º dos Estatutos do IPLeiria, anexo a este Despacho e que dele faz parte integrante.

9 de maio de 2018. – O Vice-Presidente, João Paulo dos Santos Marques.

ANEXO

Regulamento de Utilização e Cedência de Espaços do Instituto Politécnico de Leiria

Artigo 1.º

Objeto e âmbito

1 – O presente regulamento estabelece as condições de utilização e cedência dos espaços do Instituto Politécnico de Leiria (IPLeiria).

2 – Os espaços do IPLeiria destinam-se ao desenvolvimento da sua atividade, podendo ser cedidos a entidades terceiras, nas condições estabelecidas no presente regulamento, desde que as características e objetivos da atividade a desenvolver se coadunem com a imagem e o prestígio do IPLeiria.

Artigo 2.º

Regimes de utilização

Os espaços do IPLeiria podem ser objeto de:

a) Utilização interna, onde se incluem as atividades que decorrem do normal funcionamento do IPLeiria, bem como outras iniciativas organizadas, coorganizadas ou que apresentem conexão com as atribuições do IPLeiria;

b) Utilização externa, onde se incluem todas as iniciativas organizadas por entidades terceiras.

Artigo 3.º

Utilização interna

A utilização dos espaços e dos equipamentos a eles afetos rege-se pelas regras de funcionamento internas, a definir pelo órgão ou dirigente do serviço ao qual estes se encontram afetos.

Artigo 4.º

Utilização externa

1 – A cedência dos espaços para utilização externa depende de requisição, através de formulário próprio, e carece de autorização do Conselho de Gestão do IPLeiria, podendo ser delegada nos termos da lei e dos estatutos do IPLeiria.

2 – Os espaços não podem ser cedidos para a realização de atividades que prejudiquem o normal funcionamento do IPLeiria, o respeito pelos princípios que norteiam a sua atividade, ou que sejam consideradas inadequadas às estruturas disponíveis ou coloquem em risco a conservação das instalações, equipamentos e materiais.

3 – Os espaços são cedidos exclusivamente para uso da entidade requisitante, não podendo a cedência ser transmitida a terceiros, salvo autorização expressa para o efeito.

4 – A utilização externa carece de formalização através de auto de cedência e de aceitação ou, no caso de cedência de muito curta duração, através de protocolo, acordo ou outro documento escrito.

5 – As entidades terceiras, autorizadas a utilizar os espaços, são integralmente responsáveis pelo conteúdo e desenvolvimento das atividades, nomeadamente por todas as obrigações inerentes a estas previstas na lei.

6 – O IPLeiria não se responsabiliza igualmente por quaisquer danos causados a pessoas e bens, no âmbito da organização e realização das atividades.

Artigo 5.º

Regras gerais de utilização

1 – Todos os espaços e os equipamentos a estes afetos devem ser utilizados de forma correta e responsável, nunca colocando em causa a sua utilização e bom funcionamento.

2 – A preparação dos espaços e dos meios técnicos é da responsabilidade dos serviços competentes, nos termos acordados com o requisitante.

3 – Qualquer alteração na configuração do mobiliário e/ou equipamento existente nos espaços depende de autorização prévia, sendo da responsabilidade do requisitante a movimentação e recolocação dos mesmos nos locais iniciais.

4 – A fixação e instalação de materiais ou equipamentos depende de autorização prévia, sendo da responsabilidade do requisitante todos os danos provocados por estas.

5 – O requisitante deve assegurar que todos os equipamentos, que venha a interligar às redes do IPLeiria, previamente autorizados, estão em boas condições técnicas e não colocam em risco as instalações e/ou os seus ocupantes.

6 – Todos os danos provocados nos espaços e/ou equipamentos, durante o período de utilização, são da inteira responsabilidade do requisitante, sendo-lhe imputados os custos inerentes à reparação dos mesmos.

7 – O requisitante é ainda responsável pela manutenção da ordem e das regras de segurança nos espaços requisitados e zonas envolventes.

8 – O acesso aos espaços só é permitido a quem se encontra devidamente autorizado.

9 – Por razões de ordem ou segurança, o IPLeiria pode limitar o acesso às instalações, sempre que se ultrapasse a capacidade do espaço ou que se perturbe o normal funcionamento das atividades.

Artigo 6.º

Cedência de espaços

1 – O formulário mencionado no n.º 1 do artigo 4.º deverá ser remetido com uma antecedência mínima de 15 dias úteis, relativamente à data de início da atividade.

2 – Do formulário deve constar toda a informação sobre a atividade a desenvolver nos espaços do IPLeiria, nomeadamente, objetivos, duração, materiais a utilizar, período de montagem e desmontagem, bem como os espaços, os equipamentos e os serviços solicitados.

3 – O requisitante deve, atempadamente, facultar a identificação dos elementos da organização do evento e respetiva movimentação (horários de entrada e saída).

4 – Se solicitado e mediante marcação prévia, os Serviços podem acompanhar a entidade requisitante em visita às instalações, para verificação das condições das mesmas.

5 – Para efeitos de montagem e desmontagem da atividade, o IPLeiria pode disponibilizar local para cargas e descargas.

6 – Todas as alterações ao pedido inicial devem ser solicitadas e autorizadas previamente.

Artigo 7.º

Exposições

1 – Os espaços do IPLeiria podem ser cedidos para exposições, independentemente de estarem associadas ou não a uma atividade, desde que cumpram as condições do presente regulamento.

2 – Excetuam-se do número anterior, os espaços que possuam regras próprias para esta finalidade.

Artigo 8.º

Contrapartida pela cedência

1 – A cedência de espaços está sujeita a contrapartida financeira, a qual assume, por regra, a forma de compensação monetária, podendo excecionalmente ser estabelecida outra forma de compensação financeira, nos termos de acordo a estabelecer entre a entidade requisitante e o IPLeiria.

2 – O valor inerente à cedência dos espaços consta de tabela própria, aprovada pelo Conselho de Gestão, na qual podem estar previstas condições de redução.

3 – Em casos específicos, em que o interesse do IPLeiria o justifique, o Conselho de Gestão pode fixar valores diferentes ou, excecionalmente, autorizar, com dispensa de pagamento, cedências de curta duração destinadas a ações não lucrativas ou eventos de cariz cultural, social ou humanitário.

4 – Os valores inerentes a utilização dos equipamentos e/ou serviços complementares são adicionados ao valor pela cedência do espaço.

5 – Para efeito de determinação dos valores referidos nos números anteriores, devem ser considerados os encargos e despesas do IPLeiria com a conservação e manutenção dos espaços e equipamentos a eles afetos.

Artigo 9.º

Custos de conservação e manutenção

O cálculo dos encargos e despesas do IPLeiria com a conservação e manutenção dos espaços e equipamentos a eles afetos deve considerar as depreciações, os custos de conservação e os custos de exploração, nomeadamente eletricidade, gás, água, comunicações, segurança e limpeza.

Artigo 10.º

Pagamento antecipado

No âmbito da utilização externa, o IPLeiria pode, em determinadas situações, exigir o pagamento antecipado, total ou parcial.

Artigo 11.º

Cancelamento de reservas de espaços

1 – O cancelamento da reserva de espaço pode ser efetuado sem qualquer encargo, desde que comunicado por escrito, com uma antecedência mínima de cinco dias úteis relativamente à data da realização da atividade.

2 – Sempre que uma entidade terceira comunique o cancelamento da atividade com uma antecedência inferior a cinco dias úteis relativamente ao seu início, o IPLeiria reserva-se o direito de exigir o pagamento de uma percentagem do valor da cedência, a definir na tabela prevista no presente Regulamento.

Artigo 12.º

Incumprimento

O incumprimento de quaisquer regras legais ou regulamentares confere ao IPLeiria o direito de resolução imediata da cedência, sem pré-aviso, podendo proceder à suspensão da atividade e à imputação, ao requisitante, de custos adicionais.

Artigo 13.º

Dúvidas e Omissões

As dúvidas de interpretação do presente regulamento e os casos omissos serão resolvidos por despacho do Presidente do IPLeiria.

Artigo 14.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.»