• Despacho n.º 5865/2017 – Diário da República n.º 127/2017, Série II de 2017-07-04
  Saúde – Gabinete do Secretário de Estado da Saúde
  Aprova o Regulamento de Aquisição e Gestão Centralizada e Partilha de Frota do Ministério da Saúde, anexo ao presente Despacho

«Despacho n.º 5865/2017

No âmbito da política de serviços que tem vindo a ser desenvolvida na área da saúde, o Despacho n.º 12837/2016, no Diário da República, 2.ª série, n.º 205, de 25 de outubro, pretende garantir a implementação de mecanismos internos de partilha e gestão centralizada da frota automóvel de todos os serviços e organismos do Ministério da Saúde e instituições do Serviço Nacional de Saúde.

A redução gradual de frota implica a adoção de uma estratégia de gestão alinhada com as boas práticas existentes no setor, integrando as inovações tecnológicas e os novos paradigmas no que respeita à mobilidade, visando, designadamente, a otimização da sua utilização e a automação dos processos de controlo.

Considerando que, de acordo com o disposto nos números 6 a 8 do referido Despacho n.º 12837/2016, cabe à SPMS – Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E. (SPMS) criar os mecanismos que garantam a redução gradual da frota automóvel e respetiva gestão partilhada, determino:

1 – É aprovado o Regulamento de Aquisição e Gestão Centralizada e Partilha de Frota do Ministério da Saúde, que consta de anexo ao presente Despacho e dele é parte integrante.

2 – O presente Despacho produz efeitos no dia seguinte ao da sua publicação.

23 de junho de 2017. – O Secretário de Estado da Saúde, Manuel Martins dos Santos Delgado.

Regulamento da Aquisição e Gestão Centralizada e Partilha de Frota do Ministério da Saúde

Com a publicação do Despacho n.º 12837/2016, publicado do Diário da República, 2.ª série, n.º 205, de 25 de outubro, a SPMS – Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E. (SPMS) foi incumbida de criar mecanismos que garantam a redução gradual e a gestão partilhada da frota dos serviços e organismos do Ministério da Saúde (MS) e entidades do Serviço Nacional Saúde (SNS).

A redução gradual de frota implica a adoção de uma estratégia de gestão alinhada com as boas práticas existentes no setor, integrando as inovações tecnológicas e os novos paradigmas no que respeita à mobilidade, visando designadamente a monitorização do estado das viaturas, a otimização da sua utilização e a automação dos processos de controlo.

Assim, preconiza-se a centralização de um conjunto de serviços de gestão da frota, que potencie uma maior eficiência e racionalidade, bem como, a diminuição de custos associados ao ciclo de vida dos veículos e uma adequada manutenção e melhoria dos veículos, essencial também para a segurança no transporte.

A centralização da gestão da frota, através de um modelo que permita monitorizar e controlar todo o ciclo de vida dos ativos móveis, incluindo a gestão da utilização (afetação, quilometragem, rotas, taxas de ocupação), a manutenção preventiva e corretiva, e a gestão administrativa e de sinistros, garante a produção de informação útil, estrutura e fiável, facilitadora da tomada de decisão e definição de estratégias nesta matéria.

Por outro lado, para consolidar a utilização sustentável, bem como uma maior eficiência e transparência na utilização dos veículos, revela-se fundamental a criação de uma plataforma que, de forma transversal, permita a recolha e tratamento da informação relativamente à frota automóvel, que potencie uma melhor gestão das deslocações de pessoas e mercadorias e uma adequada manutenção e melhoria dos veículos.

Para o efeito, a SPMS desenvolveu a Plataforma de Gestão Partilhada de Frota do Ministério da Saúde (GPFMS), traduzindo-se num modelo que, através da utilização partilhada dos recursos e dos meios disponíveis, promove a redução do número de veículos em circulação e otimiza de forma sustentável o uso de veículos, evitando desperdícios e reduzindo o seu impacto ambiental negativo, sendo simultaneamente um mecanismo de recolha e tratamento de informação.

A Plataforma GPFMS tem como objetivos, designadamente:

Monitorizar a frota dos serviços e organismos do Ministério da Saúde e entidades do SNS, através da manutenção de um registo centralizado e permanentemente atualizado;

A recolha de informação relativamente aos veículos (quilómetros, manutenções, consumos de combustível, custos da manutenção da frota, entre outros), de modo a fornecer indicadores para uma melhor gestão, controlo e planeamento;

Manter um registo de ocorrências no âmbito da utilização dos veículos (sinistros, infrações associadas à utilização, ou outros incidentes);

Promover a otimização da utilização da frota e dos recursos afetos à mesma, através da partilha de veículos e/ou de viagens;

Suportar um sistema de partilha de viaturas.

Nos termos do n.º 5 do Despacho n.º 12837/2016, compete ainda à SPMS proceder à agregação das necessidades de aquisição de veículos do Ministério da Saúde e das instituições do SNS e assegurar a tramitação prévia dos procedimentos de aquisição a concretizar pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (ESPAP), pelo que, são definidos os respetivos mecanismos e procedimentos.

CAPÍTULO I

Objeto, âmbito e definições

Artigo 1.º

Objeto

Sem prejuízo das competências atribuídas à ESPAP, I. P. e das normas constantes do regime jurídico do parque de veículos do Estado (PVE), o presente regulamento estabelece:

a) Os mecanismos e procedimentos de agregação das necessidades de aquisição de veículos;

b) Os instrumentos e serviços de gestão centralizada da frota;

c) As regras de utilização e funcionamento da Plataforma de Gestão Partilhada de Frota do Ministério da Saúde, abrangendo o cadastro de veículos, o registo de dados referentes à utilização dos mesmos, bem como, a partilha de deslocações e veículos.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

O presente regulamento aplica-se a todos os serviços e organismos do Ministério da Saúde e entidades do Serviço Nacional de Saúde (SNS), nos termos definidos pelo Despacho n.º 12837/2016, publicado do Diário da República, 2.ª série, n.º 205, de 25 de outubro.

Artigo 3.º

Definições

1 – Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

a) Entidade agregadora – Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E., entidade que procede à agregação das necessidades para os efeitos previstos no presente regulamento;

b) Entidade compradora – entidade do Ministério da Saúde ou do SNS que manifesta a sua necessidade aquisitiva nos termos do presente regulamento;

c) Gestor de categoria – Responsável pela gestão administrativa do processo de aquisição de viaturas, nomeado pela SPMS;

d) Gestor de contrato – Responsável único, nomeado pela entidade compradora como interlocutor para gestão do processo de aquisição de viaturas;

e) Plataforma de Gestão Partilhada de Frota do Ministério da Saúde (GPFMS) – a ferramenta web, disponibilizada pela SPMS, transversal ao Ministério da Saúde e SNS, que permite centralizar e gerir a informação referente à frota alocada aos organismos e serviços referidos no artigo 2.º, bem como, gerir a respetiva partilha de veículos e deslocações;

f) Viatura ou veículo – meio de transporte que permita a deslocação de pessoas ou mercadorias;

g) Gestor de frota – interveniente no processo, pertencente ao organismo ou serviço utilizador da plataforma GPFMS, a quem compete registar os dados dos veículos e pessoas autorizadas a conduzir afetas ao seu organismo ou serviço, bem como, avaliar a utilização preferencial de um veículo ou deslocação partilhada.

h) Requisitante de deslocação – interveniente no processo, pertencente ao organismo ou serviço utilizador da plataforma GPFMS, que apresenta a necessidade de deslocação.

i) Aprovador de deslocação – interveniente no processo, pertencente ao organismo ou serviço utilizador da plataforma GPFMS, a quem compete validar o pedido efetuado pelo requisitante da deslocação.

j) Condutor – interveniente no processo, pertencente ao organismo ou serviço utilizador da plataforma GPFMS, que detém a função de motorista ou, não tendo esta função, que esteja devidamente habilitado e autorizado pelo respetivo organismo ou serviço para a condução do veículo, que recebe a ordem de serviço requisitado e, após execução é responsável por registar informações referentes à viagem.

CAPÍTULO II

Da aquisição centralizada

Artigo 4.º

Agregação das necessidades e tramitação prévia de procedimentos de aquisição

1 – Compete à SPMS proceder à agregação das necessidades de aquisição de veículos das entidades abrangidas pelo artigo 2.º do presente regulamento e assegurar a tramitação prévia dos procedimentos de aquisição a concretizar pela ESPAP, nos termos definidos no contrato de mandato administrativo a celebrar entre a SPMS e as entidades compradoras.

2 – A agregação das necessidades prevista no número anterior é obrigatória para todas as entidades do SNS e do Ministério da Saúde, independentemente do respetivo estatuto de entidade vinculada ou voluntária ao SGPVE.

3 – Os procedimentos de aquisição de veículos são concretizados pela ESPAP, no âmbito das suas competências.

4 – Podem constituir exceção ao disposto no número anterior, as aquisições efetuadas por entidades voluntárias ao SGPVE desde que devidamente fundamentada a urgência da aquisição.

Artigo 5.º

Procedimentos de agregação

1 – As entidades compradoras deverão enviar à SPMS o plano anual de necessidades de aquisição de veículos para o ano seguinte, até 30 de outubro de cada ano, contendo os elementos referidos na alínea i) do artigo 5.º do regulamento n.º 329/2009, de 23 de julho, publicado do Diário da República, 2.ª série, n.º 146, de 30 de julho – regulamento de gestão do parque de veículos do Estado (RGPVE), por forma a que a SPMS consiga garantir o cumprimento do prazo previsto na supra citada alínea i).

2 – Sem prejuízo do disposto no número anterior, as entidades compradoras devem comunicar à SPMS as suas necessidades aquisitivas, nos termos do n.º 2 do artigo 6.º do RGPVE, sendo os pedidos de aquisição instruídos com todos os elementos e informações constantes da alínea b) do mesmo artigo.

Artigo 6.º

Suspensão de prazos

Nas situações em que a instrução dos processos de submissão dos pedidos de aquisição dependam da obtenção de autorizações, pareceres ou da realização de quaisquer atos por outras entidades, suspendem-se os prazos em curso.

CAPÍTULO III

Da gestão da frota

Artigo 7.º

Serviços de gestão da frota

1 – Compete à SPMS proceder à gestão da frota das entidades abrangidas pelo artigo 2.º do presente regulamento.

2 – A gestão da frota referida no n.º 1 compreende os seguintes serviços:

a) Agregação das necessidades e negociação centralizada da aquisição dos serviços associados à utilização das viaturas, designadamente: manutenção (preventiva e corretiva), seguros, combustíveis, consumíveis e inspeções periódicas;

b) Gestão administrativa e documental das viaturas, designadamente: monitorização e controlo do registo de seguros e gestão das cartas verdes, documentação legal obrigatória, impostos, registo de multas, sinistros e da manutenção;

c) Análise dos dados e elaboração de relatórios com indicadores de gestão e níveis de serviço;

3 – A SPMS disponibilizará ainda serviços complementares que visam a otimização da utilização da frota, cuja adesão é de caráter voluntário, designadamente, elaboração de estudos e projetos de consultoria, disponibilização de tecnologias e sistemas de informação e formação especializada.

Artigo 8.º

Informação e comunicações

1 – Para o efeito previsto no presente Regulamento, as entidades abrangidas pelo artigo 2.º devem comunicar à SPMS os dados constantes no n.º 2 do artigo anterior, nos termos que vierem a ser definidos pela SPMS para cada categoria de serviço.

2 – As comunicações previstas na alínea b) do n.º 2 do artigo anterior são efetuadas através da plataforma GPFMS, numa periodicidade não superior a três meses.

CAPÍTULO IV

Da partilha da frota e gestão da plataforma

Artigo 9.º

Plataforma GPFMS

A gestão partilhada da frota automóvel assenta na plataforma GPFMS onde consta a informação sobre os veículos automóveis dos serviços e organismos do Ministério da Saúde e entidades do SNS.

Artigo 10.º

Acesso à Plataforma GPFMS

1 – A Plataforma GPFMS encontra-se disponível via Internet em www.gpfms.min-saude.pt.

2 – Cada um dos organismos ou serviços utilizadores da plataforma GPFMS terá acesso à mesma, através da utilização de um código de utilizador e uma senha de acesso.

3 – Para o efeito referido no número anterior, cada organismo ou serviço utilizador deverá comunicar à SPMS qual a pessoa nomeada como gestor de frota e solicitar a atribuição de um perfil de acesso à plataforma.

4 – Após aprovação e atribuição do perfil referido no número anterior, cabe ao gestor de frota de cada um dos organismos ou serviços utilizadores, atribuir os respetivos perfis e credenciais de acesso aos requisitantes de deslocação, aos aprovadores de deslocação e aos condutores, bem como, proceder à sua alteração ou cancelamento.

5 – Após a atribuição das credenciais ao respetivo gestor de frota, cabe ao mesmo garantir a adequada utilização e controlo dos acessos à plataforma GPFMS pelo seu organismo ou serviço, não podendo a SPMS ser responsabilizada por qualquer acesso ou utilização indevidas.

6 – A alteração do gestor de frota, por parte do organismo ou serviço utilizador, deve ser comunicada à SPMS para efeito da nova aprovação e atribuição de perfil, referidos do n.º 4 do presente artigo.

7 – Os pedidos de informações sobre o acesso e a utilização da plataforma GPFMS devem ser dirigidos à SPMS, através do endereço eletrónico frota@spms.min-saude.pt.

Artigo 11.º

Deveres da SPMS

Compete à SPMS, na qualidade de entidade gestora da plataforma GPFMS:

a) Disponibilizar a plataforma GPFMS na internet;

b) Garantir o funcionamento da plataforma GPFMS, incluindo a gestão e monitorização da sua utilização;

c) Gerir e supervisionar a comunicação relacionada com a plataforma GPFMS;

d) Configurar dos utilizadores com o perfil «gestor de frota»;

e) Proceder à formação e garantir o suporte aos utilizadores com o perfil referido na alínea anterior.

Artigo 12.º

Deveres dos organismos e serviços utilizadores da plataforma GPFMS

1 – Os organismos e serviços utilizadores deverão registar na plataforma GPFMS informação completa e verdadeira, bem como, assegurar a atualização dos respetivos dados inseridos no sistema.

2 – É da responsabilidade dos organismos e serviços utilizadores da plataforma GPFMS, designadamente:

a) Proceder à nomeação dos utilizadores com os perfis «gestor de frota», «requisitante de deslocação» e «aprovador de deslocação», com responsabilidade no controlo e gestão dos processos internos de requisição e aprovação das deslocações;

b) Garantir a atribuição das credenciais de acesso à plataforma GPFMS aos respetivos utilizadores com perfil «requisitante de deslocação», «aprovador de deslocação» e «condutor»;

c) Cadastrar e manter atualizado o cadastro dos veículos que lhes são afetos;

d) Registar as ocorrências inerentes à utilização dos respetivos veículos, designadamente, incidentes, manutenção, consumos de combustíveis e seguros;

e) Proceder ao registo das deslocações, partilháveis ou não;

f) Garantir que os veículos registados na plataforma GPFMS cumprem todas as normas legais e regulamentares em vigor e que se encontram aptas a serem utilizadas;

g) Garantir que os condutores registados na plataforma GPFMS estão devidamente habilitados e autorizados a conduzir os respetivos veículos;

h) Cumprir e garantir o cumprimento pelos seus colaboradores das normas e procedimentos previstos no presente regulamento.

Artigo 13.º

Deveres do gestor de frota

Compete ao gestor de frota de cada organismo ou serviço utilizador da plataforma GPFMS dar cumprimento às obrigações resultantes do presente regulamento e restante legislação em vigor, nomeadamente:

a) Proceder ao cadastro e permanente atualização dos dados dos veículos afetos ao seu organismo ou serviço, com a caracterização dos respetivos custos associados;

b) Registar no sistema e atribuir os respetivos perfis aos utilizadores do seu organismo ou serviço;

c) Receber a requisição de deslocações e alocar os recursos de acordo com as especificidades requisitadas (data, hora e local), avaliando a utilização preferencial de um veículo partilhado, promovendo a otimização da frota;

d) A gestão e alocação das requisições de deslocação aos veículos e respetivos motoristas;

e) A otimização dos recursos, por via de partilha de veículos;

f) Atribuir e gerir os acessos dos demais utilizadores do seu organismo ou serviço.

Artigo 14.º

Deveres do requisitante e do aprovador da deslocação

1 – Compete ao requisitante da deslocação de cada organismo ou serviço utilizador da plataforma GPFMS:

a) Requerer as deslocações necessárias com a máxima antecedência possível;

b) Manter atualizados os pedidos efetuados, registando atempadamente quaisquer alterações ao pedido apresentado;

c) A utilização zelosa dos recursos que lhe são disponibilizados;

d) Informar o gestor de frota sobre eventuais ocorrências nas respetivas deslocações.

2 – Compete ao aprovador da deslocação receber o pedido apresentado pelo requisitante na plataforma GPFMS e proceder à sua aprovação ou recusa no mais curto espaço de tempo possível.

Artigo 15.º

Deveres do condutor

1 – Os condutores de cada organismo ou serviço utilizador da plataforma GPFMS são responsáveis pelos veículos que conduzem perante a entidade da qual dependem.

2 – Para efeitos de utilização da plataforma, compete-lhes ainda:

a) Informar os intervenientes sobre eventuzis alterações ao plano indicado pelo gestor de frota;

b) Comunicar ao gestor de frota quaisquer ocorrências com as viaturas e/ou durante as deslocações;

c) Após a deslocação, registar as informações referentes à viagem e à viatura utilizada;

d) Informar os gestores de frota sobre eventuais impossibilidades de condução, de caráter temporário ou permanente.

3 – O desempenho de funções pelos condutores no âmbito da presente plataforma não tem qualquer influência na relação jurídica entre estes e a entidade que os contratou, que fica para todos os efeitos responsável pelo cumprimento dos direitos e deveres resultantes da relação laboral estabelecida entre ambos.

Artigo 16.º

Registo das viaturas na plataforma GPFMS

Para além dos dados referidos no artigo 12.º do presente regulamento, as viaturas de cada organismo ou serviço utilizador devem ser registadas na plataforma GPFMS, tendo em conta, nomeadamente, as seguintes especificidades:

a) Tipologia de transporte;

b) Lotação;

c) Situações de inoperacionalidade das viaturas, decorrentes de reparações, sinistros ou outras condicionantes.

Artigo 17.º

Registos inerentes às deslocações e utilização e manutenção das viaturas

1 – Devem ser registadas na plataforma GPFMS todas as deslocações efetuadas em viaturas dos organismos e serviços referidos no artigo 2.º do presente regulamento, partilháveis ou não, independentemente da sua finalidade ou frequência, desde que em distâncias superiores a cinco quilómetros.

2 – Estão sujeitas a registo, designadamente, as seguintes informações referentes às deslocações:

a) Origem e destino da deslocação;

b) Data e hora de partida e de chegada, quer na ida, quer no regresso;

c) Número de quilómetros percorridos;

d) Número de pessoas;

e) Quaisquer incidentes ocorridos durante a deslocação, quer haja ou não lugar a participação junto da respetiva seguradora;

f) As ocorrências que envolvam a intervenção de autoridades policiais ou outras competentes;

g) A indicação de a deslocação ter sido ou não partilhada.

3 – Devem também ser registadas na plataforma GPFMS as despesas com os produtos e/ou serviços inerentes ou complementares à sua utilização, de acordo com a respetiva categoria e com a identificação do fornecedor.

Artigo 18.º

Partilha de deslocações

1 – O procedimento inicia-se pelo requisitante de deslocação com o preenchimento na plataforma GPFMS do pedido de deslocação, com a máxima antecedência possível.

2 – O requisitante de deslocação, o aprovador e/ou o gestor de frota indicam se a deslocação pretendida é ou não partilhável.

3 – As deslocações partilháveis ficam visíveis para os demais gestores de frota.

4 – Quando a deslocação requerida é partilhável, o gestor de frota deve procurar outras deslocações partilháveis já agendadas por forma a otimizar os recursos disponíveis.

5 – A partilha de viatura é efetiva apenas após solicitação na plataforma GPFMS pelo gestor de frota do organismo ou serviço requisitante e subsequente confirmação pelo gestor de frota do organismo ou serviço requisitado.

6 – O agendamento das deslocações e a confirmação da partilha devem ser efetuados com a necessária e razoável antecedência.

Artigo 19.º

Geolocalização e outras tecnologias da mobilidade

Por forma a permitir um superior nível de eficiência e alocação dos recursos disponíveis em tempo real, deve a plataforma GPFMS, garantir a adequada compatibilização com os sistemas de geolocalização (GPS) ou outras tecnologias de mobilidade implementadas pelas entidades proprietárias das viaturas.

Artigo 20.º

Anomalias

1 – O registo incompleto ou incorreto do cadastro das viaturas, das deslocações e/ou dos demais dados de cada Entidade é da exclusiva responsabilidade das respetivas Entidades, não podendo a SPMS ser responsabilizada pela veracidade, qualidade e/ou atualidade dessa informação.

2 – Os organismos e serviços utilizadores da plataforma GPFMS devem reportar à SPMS as anomalias que eventualmente venham a detetar.

3 – Não é imputável à SPMS a suspensão ou interrupção da plataforma provocada por anomalias em serviços, equipamentos e/ou linhas de comunicações sob gestão de terceiros, competindo-lhe, no entanto, tomar todas as medidas necessárias ao restabelecimento do serviço com a maior brevidade possível.

CAPÍTULO V

Envio periódico de informação à ESPAP

Artigo 21.º

Envio de informação à ESPAP

As entidades podem delegar na SPMS o envio para a ESPAP da informação legalmente obrigatória, no âmbito do Regime Jurídico do Parque de Veículos do Estado.

CAPÍTULO VI

Disposições finais

Artigo 22.º

Custos e despesas

1 – Os custos e despesas associados às deslocações e às viaturas são encargos dos organismos e serviços responsáveis pela respetiva viatura.

2 – Podem ser aplicados custos aos serviços previstos nos Capítulo II e III do presente Regulamento, em modelo e montante a definir, após aprovação prévia do membro do governo responsável.

3 – A utilização da plataforma GPFMS e a partilha de deslocações previstas no Capítulo IV é gratuita para os organismos e serviços referidos no artigo 2.º

Artigo 23.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação.»